Ce Blueprint est consacré aux plateformes de gestion de contenus de type GED/ECM permettant de partager de l’information, de collaborer, de gérer différentes versions d’un document, de les organiser, les rechercher efficacement et d’y accéder. Les résultats présentés se fondent sur une étude conduite durant l’année 2024 regroupant 19 sociétés dont les offres sont disponibles en France et adressant le mid-market (ETI et PME de plus de 50 salariés).
L’étude analyse les solutions proposées par Avanteam, Business Document Unity – Inetum Software, Digitech, Docaposte, DocuWare, Efalia, Elo Digital Office, Everteam, Hyland Software / Alfresco, Hyland Software / Nuxeo, M-Files, Microsoft SharePoint, NeoLedge, Numen / Doxtreem, Open Bee, OpenText Core, Tessi / Sqalia, Therefore, Youdoc, Zeendoc.
Matrice de positionnement des 20 solutions analysées
Les solutions de gestion de contenus de type GED (Gestion Electronique de Documents) ou ECM (Enterprise Content Management) ne sont pas nouvelles, la terminologie GED et les premières bases de ces outils étant apparues dès les années 1980.
Or, l’adoption de ce type de logiciels varie encore fortement selon la taille des organisations. Si les grandes organisations en sont très largement utilisatrices, celles du mid-market ne sont, elles, pas toutes équipées, notamment les PME. La taille des organisations conditionne également leurs besoins en gestion de contenus et les caractéristiques qu’elles attendent d’une solution de GED/ECM. Les ETI recherchent, ainsi, des capacités d’orchestration de leurs processus et d’intégration à leur système d’information. A l’inverse, les PME s’orientent vers des solutions moins complexes en privilégiant la simplicité de prise en main et l’ergonomie utilisateur.
L’implémentation d’une GED/ECM peut apporter des bénéfices à de nombreux processus métiers : la facturation (dont la réforme en cours accélère la digitalisation), les procédures RH, les dossiers clients/usagers/patients, la gestion de contrats, etc. En pratique, les organisations adoptent souvent une solution pour une problématique précise au départ, puis elles étendent leur usage à d’autres processus au fil du temps.
Le besoin de gestion de contenus s’inscrit dans le large mouvement de digitalisation des entreprises. Le remplacement des documents papier par des documents numériques rend nécessaire de stocker, partager, rechercher, signer, archiver ces nouveaux documents à travers des systèmes numériques. L’utilisation croissante du travail à distance entraine également le besoin de pouvoir accéder aux documents de l’organisation où que soit le salarié.
Les solutions de GED/ECM actuelles doivent répondre aux nouveaux défis organisationnels de leurs utilisateurs : améliorer la collaboration et le partage de l’information entre les équipes, réduire le « vrac documentaire » (documents non classés, en doublon ou obsolètes), sécuriser les documents, et réduire l’empreinte environnementale des processus documentaires. La maîtrise des risques reste une préoccupation essentielle : limiter les pertes, assurer la traçabilité et être conforme à la réglementation (délais de réalisation de contrat, destruction de documents à échéance, etc.).
Alors que les besoins des entreprises et des organisations publiques se limitaient hier à un travail statique de stockage structuré à l’aide d’arborescences, celles-ci ont aujourd’hui besoin d’agir sur les documents en gérant les processus avec des moteurs de workflow.
L’étape suivante implique un changement culturel en passant de la gestion de documents à la gestion des données de ces documents. L’intégration de l’intelligence artificielle en est la clé de voute en rendant les solutions capables de classer sans indexation humaine, d’extraire automatiquement les données, de détecter des informations clés, de questionner le fonds documentaire, de proposer des contenus (rédaction de résumé, création à partir d’autres documents), et de créer de la valeur à partir des données extraites des documents.
Les plateformes de gestion de contenus sont ainsi de réels leviers de compétitivité pour les organisations en accélérant l’accès aux informations, en fluidifiant les processus métiers et en ouvrant de nouveaux usages d’exploitation des données.
Méthodologie
Le Blueprint® est basé sur une méthodologie éprouvée et un processus rigoureux pour favoriser une lecture fiable et objective :
La grille d’évaluation et de lecture des Blueprint® comprend deux volets :
Les deux axes permettent d’identifier des groupes d’acteurs dont les caractéristiques principales sont :
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