Processus documentaires : vers une automatisation "intelligente"

L’automatisation, un enjeu majeur pour les entreprises et administrations françaises

En 2017, 71% des décideurs interrogés par MARKESS by exægis identifiaient déjà l’automatisation comme l’un de leurs principaux défis à relever en matière de gestion des processus documentaires. En 2019, cet enjeu reste clé pour de nombreuses organisations : dans son étude consacrée à l’automatisation intelligente des processus documentaires et parue en juillet 2019, MARKESS by exægis note en effet que seuls 18% des décideurs interrogés estiment avoir globalement automatisé leurs processus documentaires. D’après ces décideurs, les besoins auxquels répond l’automatisation revêtent d’abord une dimension métier avec l’accélération du traitement des processus métiers (RH, commerciaux, comptables…) et le renforcement de la qualité des processus associés aux documents et contenus numériques traités. Mais, derrière l’automatisation, se cachent également une dimension humaine, avec la suppression de tâches manuelles récurrentes et la facilitation du travail des gestionnaires, et une dimension économique grâce à la réduction du coût d’exploitation lié à certaines tâches ou actions.

Le traitement des documents, qu’ils soient encore au format papier ou au format numérique, comporte de nombreux processus répétitifs, simples pour certains, plus complexes pour d’autres. Ceux à automatiser en priorité concernent :

• L’identification et la classification des documents, ainsi que leur archivage pour plus des deux tiers des décideurs interviewés
• La capture des données, leur intégration au système d’information en place (applications métiers telles que SIRH, CRM, finance…, systèmes de gestion de contenu de type ECM, GED) et la diffusion des documents et contenus numériques pour un décideur sur deux.

RPA et IA : un recours encore timide en 2019 

Si les technologies d’intelligence artificielle (IA) et de robotisation offrent de nouvelles promesses en termes d’automatisation, les entretiens menés auprès de 60 décideurs métiers et IT d’entreprises et d’administrations montrent cependant que l’automatisation des processus documentaires repose encore très fortement sur de simples workflows.  Ainsi, la proportion de décideurs mentionnant recourir à ces technologies plus récentes reste timide. En 2019, 10% des décideurs interviewés mentionnent avoir déjà retenu la RPA et 8% y recourir à titre expérimental, en se reposant sur l’utilisation d’agents ou de robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives d’un processus métier.

86% des décideurs interrogés considèrent cependant la RPA comme une solution transitoire avant de basculer vers l’IA. A horizon 2021, ce sont 27% d’entre eux qui devraient baser leurs projets d’automatisation sur de l’IA alors qu’en 2019, ils ne sont que 5% à s’aventurer dans l’automatisation ‘intelligente’, essentiellement sous la forme de PoC (Proof of Concept). Il ne reste plus désormais qu’à concrétiser les usages et à dépasser le stade des PoC et des expérimentations.

Pour aller plus loin – au sommaire de cette étude

• Top 6 des besoins auxquels répond l’automatisation des processus documentaires
• Solutions auxquelles est assimilée l’automatisation des processus documentaires par les décideurs
• Principaux processus à automatiser à l’aide de solutions
• Recours à des solutions de RPA à des fins d’automatisation des processus documentaires
• Les limites de la robotisation
• de la RPA à l’IA
• 8 usages de l’IA associés à la gestion des processus documentaires
• Top 5 des freins au recours de l’IA dans la gestion des processus documentaires
• Les attentes vis-à-vis des fournisseurs de solutions pour mener à bien l’automatisation intelligente
• Top 15 des fournisseurs les mieux positionnés en France pour accompagner des projets d’automatisation intelligente
• Cas d’usage

INFO : Les données communiquées ci-dessus sont extraites du programme de recherche continue Digitalisation des documents et processus métiers de MARKESS by exaegis. Accessible depuis notre Portail Client, ce programme délivre des données portant sur les potentiels des différents segments de marché avec une analyse sectorielle ou par métiers, les attentes et besoins des décideurs, les décideurs, l’environnement concurrentiel, les tendances et opportunités à 2 ans.

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Juliette Courty-Garnier
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